Factures PDF vers Google Sheets : n8n et l'IA remplissent ton registre des achats

TL;DR

• Chaque facture PDF reçue dans Gmail est lue, analysée par l’IA et ajoutée à ton registre Google Sheets.
• Fournisseur, n° de facture, date, HT, TVA, TTC, devise et catégorie : 9 champs extraits.
• Devis, PDF scannés et cas douteux partent dans un libellé « à vérifier », sans rien écrire.
• Testé sur 5 vrais PDF : 3 factures exactes, 2 faux positifs évités, zéro doublon.
• Coût IA mesuré : 0,00034 $ par facture.

Fin du mois. Ton comptable te réclame le détail de tes achats. Tu ouvres Gmail, tu tapes « facture », et tu recopies : Notion 10 $, OVH 14,39 €, Canva 110 €… Il en manque forcément une, celle qui est arrivée dans un fil de discussion avec un sous-traitant.

Le problème n’est pas la difficulté, c’est la répétition. Lire un PDF, repérer le total, la TVA et le numéro : une IA sait faire ça très bien, pour une fraction de centime.

On va construire un workflow n8n qui surveille ta boîte, lit chaque facture PDF et remplit ton registre des achats tout seul. Il sait aussi reconnaître ce qui n’est pas une facture. Je l’ai testé sur de vrais PDF, avec un vrai Google Sheet : les chiffres de cet article viennent de ces exécutions.

La saisie de factures, ce boulot que personne ne veut

Camille est freelance. Elle reçoit entre 15 et 25 factures d’achat par mois : abonnements SaaS américains sans TVA, hébergeur français avec TVA, sous-traitants qui envoient leur PDF en pièce jointe. Elle tient un Google Sheet pour son comptable, qu’elle remplit… quand elle y pense.

Les logiciels de comptabilité savent lire des justificatifs. Mais si tu es en micro-entreprise, ou si ton comptable te demande juste un tableau, tu n’as pas envie de payer un abonnement pour ça. Les tutos qui existent partent souvent d’un dossier Google Drive. Or tes factures arrivent par email, et c’est là que le travail de tri commence.

Le vrai défi n’est pas d’extraire un montant. C’est de ne pas écrire n’importe quoi dans ton registre : un devis pris pour une facture, un scan illisible transformé en montant inventé, la même facture comptée deux fois. Ce workflow est construit autour de ces trois risques.

Ce qu’on construit

Toutes les heures, n8n cherche dans Gmail les emails avec un PDF qui parlent de facture, de reçu ou d’invoice. Pour chacun, il lit le texte du PDF, demande à l’IA d’en extraire les données, vérifie que c’est bien une facture, puis l’ajoute au registre. L’email reçoit un libellé pour ne jamais être traité deux fois.

9 nœuds, plus le modèle d’IA. Trois choix structurent le tout :

• L’IA ne lit que le texte du PDF. Pas l’objet de l’email, qui ment souvent (« Votre devis (facture à suivre) »).
• Le doute part en vérification. Si ce n’est pas clairement une facture avec un montant, rien n’est écrit, et l’email reçoit le libellé compta-a-verifier.
• Chaque facture a une clé unique. Fournisseur + numéro de facture. Rejouer le workflow met à jour la ligne au lieu de la dupliquer.

Ce qu’il te faut

Tarifs vérifiés le 16 octobre 2026 sur n8n.io/pricing et la grille tarifaire de l’API Gemini. Compte 25 minutes de mise en place.

Construire le workflow pas à pas

Clé | Date facture | Fournisseur | N° facture | Catégorie | HT | TVA | TTC | Devise | Reçue le | Fichier | Lien email

has:attachment filename:pdf (facture OR invoice OR receipt OR reçu) -label:compta-traitee -label:compta-a-verifier

message_id  = {{ $('Nouvelle facture reçue').item.json.id }}
expediteur  = {{ $('Nouvelle facture reçue').item.json.from?.value?.[0]?.address ?? "" }}
objet       = {{ $('Nouvelle facture reçue').item.json.subject || "" }}
recu_le     = {{ DateTime.fromISO($('Nouvelle facture reçue').item.json.date).setZone("Europe/Paris").toISODate() }}
fichier_pdf = {{ $('Nouvelle facture reçue').item.binary?.attachment_0?.fileName ?? "" }}
texte_pdf   = {{ ($json.text || "").slice(0, 12000) }}
categories  = Logiciels & abonnements, Matériel informatique, Sous-traitance, Déplacements, Formation, Frais bancaires, Autre

Email de : {{ $json.expediteur }}
Objet : {{ $json.objet }}
Reçu le : {{ $json.recu_le }}

--- Texte du PDF ---
{{ $json.texte_pdf || '(aucun texte lisible dans le PDF)' }}

Tu es un assistant comptable rigoureux. Extrais uniquement ce qui est écrit dans le texte du PDF. N'invente jamais un montant ou un numéro : si une valeur est absente, renvoie une chaîne vide ou 0. Les montants sont des nombres avec un point décimal (10.5, pas 10,50 €).

{{ $json.output?.est_une_facture ?? false }}   is true
{{ $json.output?.montant_ttc ?? 0 }}           is greater than   0

Clé          = {{ ($json.output.fournisseur + "|" + ($json.output.numero_facture || $json.output.date_facture + "|" + $json.output.montant_ttc)).toLowerCase() }}
Date facture = {{ $json.output.date_facture }}
Fournisseur  = {{ $json.output.fournisseur }}
N° facture   = {{ $json.output.numero_facture }}
Catégorie    = {{ $json.output.categorie }}
HT           = {{ $json.output.montant_ht }}
TVA          = {{ $json.output.tva }}
TTC          = {{ $json.output.montant_ttc }}
Devise       = {{ $json.output.devise }}
Reçue le     = {{ $json.recu_le }}
Fichier      = {{ $json.fichier_pdf }}
Lien email   = {{ 'https://mail.google.com/mail/u/0/#all/' + $json.message_id }}

Le test réel : 5 PDF, 3 factures, 2 pièges évités

Pour tester sans toucher à une vraie boîte mail, j’ai généré 5 emails avec de vrais fichiers PDF, et je les ai fait passer dans exactement la même chaîne : lecture du PDF, IA, contrôle, Google Sheets. Seuls les libellés Gmail étaient simulés.

Voilà ce que l’IA renvoie pour une vraie facture et pour le devis :

Et le registre, une fois le workflow passé :

Un détail que j’ai aimé : le reçu Notion contient un « Receipt number » et un « Invoice number ». L’IA a retenu le numéro de facture, celui que ton comptable te demandera.

J’ai ensuite rejoué le même lot. La ligne Notion a été mise à jour, pas dupliquée. Et pendant ce second passage, l’IA a renvoyé une erreur 503 sur la facture OVH : le document est parti dans compta-a-verifier, rien n’a été écrit. Exactement ce qu’on veut quand quelque chose casse.

Le coût réel, calculé

Le traçage de n8n mesure 770 tokens en entrée et 100 en sortie par facture. Au tarif payant de Gemini 3.1 Flash-Lite :

770 × 0,25 / 1 000 000  = 0,000193 $
100 × 1,50 / 1 000 000  = 0,000150 $
                  Total ≈ 0,00034 $ par facture

Les 25 factures mensuelles de Camille coûtent moins d’un centime d’IA. Côté durée, il a fallu 53 secondes pour les 5 PDF, dont 47 pour l’IA : le lot de 1 avec délai est volontairement prudent.

Côté n8n, une exécution n’est comptée que lorsque le déclencheur trouve un nouvel email. Avec une facture par jour en moyenne, tu restes autour de 30 exécutions par mois, loin du quota du plan Starter.

Les pièges (appris en les faisant)

Les limites, honnêtement. Seule la première pièce jointe PDF est lue. Les scans ne sont pas traités (il faudrait un OCR, comme Mistral OCR ou Google Document AI, avant l’IA). Les montants en dollars restent en dollars. Et le test portait sur 5 documents : la catégorisation était facile (trois logiciels), elle demandera un œil sur tes cas ambigus les premières semaines.

Adapter à ton activité

Autre métier. Un e-commerçant remplacera les catégories par « Marchandises, Transport, Publicité, Emballages… ». Un formateur ajoutera « Location de salle ». Tout se passe dans le bloc Paramètres.

Autre source, autre destination. Tes factures sont déposées dans un dossier Google Drive ? Remplace le déclencheur par un Google Drive Trigger et télécharge le fichier. Tu préfères Airtable ou Notion à Google Sheets ? Change le nœud d’écriture, en gardant la Clé pour l’upsert. Sur Outlook, utilise le Microsoft Outlook Trigger.

Plus de volume. Au-delà de 100 factures par mois, passe le modèle au palier payant. Si tu reçois beaucoup de scans, ajoute un nœud d’OCR entre « Lire le PDF » et l’IA, uniquement quand texte_pdf est vide.

Make ou n8n pour extraire tes factures ?

J’ai choisi n8n parce qu’il lit le texte d’un PDF nativement (nœud Extract from File) et que l’Information Extractor transforme une liste de champs en sortie structurée, sans écrire de JSON Schema.

Avec 25 factures par mois, Make reste dans son plan gratuit côté crédits. Compte en plus le service d’extraction PDF, qui a sa propre tarification. Si tu veux zéro serveur et une interface plus visuelle, c’est une option tout à fait valable.

Essayer Make gratuitement →

Côté n8n, la version cloud se teste sans installation sur n8n.io.

Ton registre des achats se remplit maintenant pendant que tu travailles. Le jour où ton comptable le réclame, tu l’envoies. Et tu ne cherches plus que les quelques documents du libellé « à vérifier ».

Quelle est la facture que tu oublies systématiquement de transmettre ?

Pour la suite, le même principe sert à suivre ce que tu vends : regarde comment relancer tes devis automatiquement, ou découvre la version sans serveur avec Make gratuitement.