Relance de devis automatique : n8n et l'IA rédigent tes relances à J+3, J+7 et J+14

TL;DR

• Chaque matin, n8n lit tes devis « Envoyé » dans Google Sheets et repère ceux à relancer.
• L’IA rédige une relance différente à J+3, J+7 et J+14, posée en brouillon Gmail.
• La 3e relance clôt poliment le dossier, et le Sheet passe le devis en « Sans réponse ».
• Testé en réel : 6 devis lus, 4 relances rédigées en 28 secondes.
• Coût IA mesuré : 0,00035 $ par relance. Rien ne part sans ta relecture.

Tu envoies un devis. Le client répond « super, je regarde ça cette semaine ». Puis plus rien. Tu te dis que tu relanceras lundi. Lundi, tu as un rush client. Trois semaines plus tard, tu retombes sur le devis et c’est gênant de relancer.

Ce n’est pas un problème de motivation. Relancer demande d’y penser au bon moment, puis d’écrire un message qui ne sonne ni robot ni désespéré. Deux choses qu’une machine fait mieux que toi un mardi chargé.

Dans ce tuto, on construit un workflow n8n qui fait les deux. Il calcule qui relancer, l’IA écrit la relance adaptée, et tu n’as plus qu’à cliquer sur « Envoyer ». Je l’ai testé sur un vrai Google Sheet, avec un vrai modèle d’IA : tout ce que tu vas lire vient de ces exécutions.

Pourquoi tes devis dorment

Un devis sans réponse n’est pas un « non ». C’est souvent un client qui hésite sur le prix, attend une validation interne ou a juste oublié. Les guides de relance convergent sur un rythme court : une première relance quelques jours après l’envoi, puis une ou deux autres, chacune avec un rôle différent.

Camille est consultante SEO freelance. Elle envoie 8 devis par mois, entre 900 € et 3 500 € HT. Trois relances par devis, ça fait jusqu’à 24 emails à écrire par mois, au bon moment. En pratique, elle en écrit la moitié. Et les devis non relancés sont ceux qu’elle perd sans savoir pourquoi.

Le piège classique, c’est l’automatisation « bête » : le même email copié-collé à J+7. Le client le sent tout de suite. Ce qui marche, c’est une relance qui reprend le contexte du devis, et qui change de ton à chaque étape :

Ce qu’on construit

Le workflow tourne chaque matin de semaine à 9 h. Il lit ton tableau de suivi, calcule pour chaque devis si une relance est due, fait rédiger les relances par l’IA, puis les dépose dans tes brouillons Gmail. Il met ensuite le Sheet à jour et t’envoie un récap Slack.

12 nœuds, plus 2 sous-nœuds pour l’IA. Les choix qui comptent :

• Rien n’est envoyé automatiquement. Les relances arrivent en brouillon. Tu relis, tu ajustes un mot, tu envoies. C’est ce qui rend le workflow utilisable dès le premier jour.
• Le Google Sheet reste la source de vérité. Tu passes un devis à « Signé » ou « Perdu », les relances s’arrêtent. Pas de base cachée.
• Un échec de l’IA ne casse rien. Si le modèle ne répond pas, tu reçois une alerte et le Sheet n’est pas modifié : le workflow réessaie le lendemain.

Ce qu’il te faut

Tarifs vérifiés le 16 octobre 2026 sur n8n.io/pricing et la grille tarifaire de l’API Gemini.

Compte 30 minutes de mise en place, dont 10 pour créer les connexions Google.

Construire le workflow pas à pas

numero | client | contact_prenom | email | objet | montant_ht | date_envoi | statut | nb_relances | derniere_relance | notes

delais_relance       (Array)  = {{ [3, 7, 14] }}
ecart_minimum_jours  (Number) = 3
mon_prenom           (String) = Camille
mon_activite         (String) = Consultante SEO freelance (audits, accompagnement mensuel) pour TPE/PME.
ma_signature         (String) = Camille — Studio Lumen
                                06 12 34 56 78

jours_depuis_envoi (Number)
{{ Math.floor($today.diff((DateTime.fromISO(String($json.date_envoi)).isValid ? DateTime.fromISO(String($json.date_envoi)) : DateTime.fromFormat(String($json.date_envoi), 'dd/MM/yyyy')), 'days').days) }}

relance_numero (Number)
{{ Number($json.nb_relances || 0) + 1 }}

delai_requis (Number)
{{ $('Paramètres').first().json.delais_relance[Number($json.nb_relances || 0)] ?? 9999 }}

jours_depuis_derniere_relance (Number)
{{ $json.derniere_relance ? Math.floor($today.diff((DateTime.fromISO(String($json.derniere_relance)).isValid ? DateTime.fromISO(String($json.derniere_relance)) : DateTime.fromFormat(String($json.derniere_relance), 'dd/MM/yyyy')), 'days').days) : 9999 }}

{{ $json.jours_depuis_envoi }}             is greater than or equal  {{ $json.delai_requis }}
{{ $json.jours_depuis_derniere_relance }}  is greater than or equal  {{ $('Paramètres').first().json.ecart_minimum_jours }}
{{ $json.email }}                          is not empty

Devis {{ $json.numero }} envoyé il y a {{ $json.jours_depuis_envoi }} jours.
- Client : {{ $json.client }}
- Contact : {{ $json.contact_prenom }}
- Prestation : {{ $json.objet }}
- Montant : {{ $json.montant_ht }} € HT
- Notes internes : {{ $json.notes || "aucune" }}

C'est la relance n°{{ $json.relance_numero }} sur 3.

Tu écris des relances de devis pour {{ $('Paramètres').first().json.mon_prenom }} ({{ $('Paramètres').first().json.mon_activite }}).
Objectif : obtenir une réponse (oui, non ou pas maintenant), pas forcer la signature.
Ton selon le numéro de relance :
1 = prise de nouvelles légère, une seule question ouverte, 4 lignes max.
2 = apporte une info utile liée à la prestation ou lève une objection probable (utilise les notes internes), propose un échange de 15 min, 6 lignes max.
3 = dernière relance : annonce que tu clos le dossier sans nouvelles, laisse la porte ouverte, 4 lignes max.
Règles : français, vouvoiement, jamais de remise ni de nouveau prix, jamais de fausse urgence. Pas de « Je me permets de vous relancer ». Tutoie seulement si les notes le précisent.
L'objet reprend le numéro du devis. Termine le message par la signature :
{{ $('Paramètres').first().json.ma_signature }}

Subject   : {{ $json.output.objet }}
Message   : {{ $json.output.message }}
To Email  : {{ $json.email }}   (à ajouter dans Options)

numero           : {{ $('Recoller les infos du devis').item.json.numero }}
nb_relances      : {{ $('Recoller les infos du devis').item.json.relance_numero }}
derniere_relance : {{ $today.toISODate() }}
statut           : {{ $('Recoller les infos du devis').item.json.relance_numero >= $('Paramètres').first().json.delais_relance.length ? 'Sans réponse' : 'Envoyé' }}

📬 {{ $('Relance rédigée ?').all().length }} relance(s) de devis prête(s) dans tes brouillons Gmail :
{{ $('Relance rédigée ?').all().map(i => '• ' + i.json.client + ' — ' + i.json.numero + ' (' + i.json.montant_ht + ' € HT) · relance ' + i.json.relance_numero + '/3').join('\n') }}

Le test réel : 6 devis, 4 relances

J’ai rempli le Sheet avec 6 devis au statut « Envoyé », dans des situations volontairement différentes. Le 16 octobre, le workflow a sélectionné les bons :

Pendant ce test, j’ai neutralisé le brouillon Gmail et Slack pour ne pas écrire dans une vraie boîte. La lecture du Sheet, l’IA et la mise à jour du Sheet ont tourné pour de vrai. Voilà deux relances telles que l’IA les a rédigées :

Regarde la relance de Marc. Les notes disaient « Tutoiement OK. Attend la validation de ses associés ». L’IA tutoie, et propose 15 minutes pour aider Marc à répondre aux questions de ses associés. C’est exactement l’objection à lever. La relance de Claire, elle, clôt proprement.

Et le tableau, après le passage du workflow :

J’ai relancé le workflow juste après : 0 devis dû, aucun doublon. Le calcul repart du Sheet, donc rejouer le workflow ne relance jamais deux fois le même jour.

Le coût réel, calculé

Le traçage de n8n donne la consommation de chaque appel à l’IA : 650 tokens en entrée et 123 en sortie par relance. Au tarif payant de Gemini 3.1 Flash-Lite (0,25 $ et 1,50 $ par million de tokens), ça fait :

650 × 0,25 / 1 000 000  = 0,000163 $
123 × 1,50 / 1 000 000  = 0,000185 $
                  Total ≈ 0,00035 $ par relance

Les 24 relances mensuelles de Camille coûtent donc moins d’un centime. Côté n8n, le workflow tourne une fois par jour ouvré : environ 22 exécutions par mois, soit moins de 1 % du quota du plan Starter. En auto-hébergé, le coût marginal est nul.

Le vrai coût, c’est le temps de relecture : 30 secondes par brouillon. Et ça, je te conseille de le garder.

Les pièges (appris en les faisant)

Adapter à ton activité

Autre métier. Un artisan qui envoie des devis de travaux n’a pas le même tempo qu’une consultante. Change delais_relance en [5, 12, 25] et réécris mon_activite. Le prompt s’adapte tout seul.

Autre outil de devis. Tes devis sont dans Pennylane, Axonaut ou une base Notion ? Remplace uniquement « Lire les devis en attente » par le nœud correspondant (ou une requête HTTP sur leur API). Tant que tu sors les mêmes champs (numero, email, date_envoi…), le reste du workflow ne change pas. Sur Outlook, remplace le nœud Gmail par Microsoft Outlook, opération Create Draft.

Plus de volume. Au-delà de quelques dizaines de relances par jour, passe le modèle au palier payant et garde le lot de 1. Et ajoute une colonne relancer (oui/non) pour exclure à la main les clients que tu préfères appeler.

Make ou n8n pour relancer tes devis ?

Les deux savent faire. J’ai choisi n8n pour ce tuto parce que la gestion fine des échecs de l’IA (Merge par position, branche d’alerte) y est plus naturelle, et que l’exécution ne coûte rien en auto-hébergé.

Le calcul côté Make est une estimation à partir du nombre de modules, pas une mesure : vérifie dans l’historique de ton scénario après une semaine. Pour 8 à 10 devis par mois, Make tient dans le plan gratuit. Pour reconstruire la même logique : Google Sheets › Search Rows, un filtre sur les jours écoulés, un module IA, Gmail › Create a draft, puis Google Sheets › Update a Row.

Créer ton compte Make gratuitement →

Si tu préfères n8n sans gérer de serveur, la version cloud se teste sur n8n.io.

Tu as maintenant un système qui relance chacun de tes devis au bon moment, avec le bon ton, sans que tu aies à y penser. Le tableau te dit en un coup d’œil ce qui est en attente, signé ou mort, et ça vaut presque autant que les relances.

Combien de devis dorment dans ta boîte d’envoi depuis plus de 15 jours ?

Pour aller plus loin, combine ce workflow avec la facturation automatique Toggl → Stripe une fois le devis signé, ou démarre avec Make gratuitement si tu préfères l’approche sans serveur.